Chargé(e) d'assistance de direction - CRH - Coordonnateur (trice) de gestion administrative H/F

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Informations générales

Présentation de l'entité

L'Agence de l'eau Seine-Normandie est un Etablissement Public du ministère de l'écologie dont la mission est de financer les actions de protection des ressources en eau et de lutte contre les pollutions.

Les Agences de l'eau favorisent l'insertion des travailleurs en situation de handicap

Réf.

AESN/FP 09-2021-1517/2021

Disponibilité du poste

susceptible d'être vacant

Date prévisionnelle de prise de poste

01/05/2021

Ville

ROUEN

Direction

Direction Territoriale et Maritime Seine-Aval

Service recruteur

Direction/Service affaires générales et financières

Nom de la personne à contacter

Sylvain LEMARIE, 02 35 63 77 66

Description du poste

Filière

VIII - Logistique - Moyens généraux - Informatique - Secrétariat

Poste à pourvoir

Chargé d'affaires administratives

Type de contrat

CDI ou fonctionnaire

Catégorie d'emploi

II - Cat A (fonctionnaire)

Durée du contrat

-

Définition des fonctions

Poste publié dans le cadre d’une réorganisation actée en CT du 12/02/21. Dans le cadre d’une réorganisation, ce poste est ouvert prioritairement  aux agents affectés à la DTSAv.

L’Agence de l’eau Seine-Normandie est un établissement public de l’Etat dont le rôle est d’aider tout acteur qui agit pour la protection de l’eau ou des milieux naturels tant au plan de la qualité que de la quantité. Ses ressources proviennent de taxes affectées dont l’agence assure le recouvrement ; son budget est de l’ordre de 800 ME par an et ses effectifs de 380 agents. Les missions de l’agence sont exercées dans 6 directions territoriales, dont la direction territoriale et maritime Seine-Aval basée à Rouen.

Suite à sa réorganisation, la direction territoriale et maritime Seine-Aval se compose de quatre services :

- un service en charge des affaires générales et du paiement des aides (SAGF);

- un service dédié à l’accompagnement des maîtres d’ouvrage pour leurs actions de réduction des rejets et d’accès à l’eau potable (SICI);

- un service en charge de la connaissance, des milieux aquatiques, de la protection de la ressource et de la politique territoriale (SCMAPR);

- un service en charge de la performance des ouvrages et de la perception des redevances (SPOR).

Le poste proposé est rattaché hiérarchiquement à la direction.

-Assiste le(la) Directeur(directrice)  territorial(e) et lui apporte une aide permanente en matière d’organisation personnelle, gestion d’agenda, déplacements, réunions, communication, information et suivi de dossiers particuliers ;

- Gère le tableau de suivi des courriers signalés (à enjeu, DG, ministères, préfets, élus) et assure une veille sur les délais de traitement des courriers,

- Vérifie la bonne mise en œuvre de la charte des courriers et la bonne utilisation des documents types,

- Assure le suivi des commandes en cours,                                                                  

- Organise la planification des congés et des intérims du(de la) directeur(directrice) et des chefs de service,

- Assure l’interface avec des interlocuteurs de haut niveau,

- Prépare les déplacements du(de la) directeur(directrice) territorial(e),

- Rédige des comptes rendus de réunions, des synthèses, des projets de courriers et de notes…,

- Veille à maintenir une permanence du secrétariat de direction dans le cadre d’intérims

- Participe aux groupes de travail Airs Courrier et Livret d’accueil en qualité de référente au sein de la direction territoriale

Ce pôle est positionné au sein du service des affaires générales et financières de la direction territoriale.

- Coordonne la définition de procédures et doctrines (réfèrent, circuits uniformisés, outils de suivi commun -- Gestion des conventions, AIRS…)

- Veille au respect  des priorités et urgences

- Organise et coordonne les activités  du domaine administratif en collaboration étroite avec le CS

- Animer, Communiquer/Réunir/mode projet = acteurs du groupe

- Organise la continuité des services

- Coordonne la préparation des  actions de type évènementiel (COMITER, FORUM)

- Supervise la bonne répartition des courriers entrants entre les services et la circulation des courriers sortants mis au visa ou à la signature du(de la) directeur(directrice) territorial(e), la mise à jour des coordonnées des interlocuteurs de la DT 

- Coordonne la collecte des informations auprès des différents services, du siège et des différents interlocuteurs nécessaires à la préparation des réunions et au traitement des dossiers,

- Assure la diffusion des informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction territoriale

Qualités requises

- Rigueur, méthode, capacité d’anticipation, discrétion et disponibilité

- Réactivité

- Bonne capacité d’appréciation des situations

- Capacité rédactionnelle

- Facilité relationnelle

- Sens de l’intérêt général et des responsabilités

- Bonne aptitude au travail en équipe

Savoir : Connaissance du fonctionnement et des missions de l’agence de l’eau

Savoir-faire : Organiser, anticiper, rédiger, rendre compte, travailler en équipe

Savoir être : Disponibilité, discrétion, adaptation, réactivité, diplomatie, sens des relations humaines

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Sous l’autorité du(de la) Directeur(directrice) territorial(e)

Sous l’autorité fonctionnelle du chef du service des affaires générales et financières

Date limite de candidature

05/04/2021

Critère candidat

Diplôme minimum requis

Licence

Conditions d'accès

Les candidats au recrutement interne doivent justifier d’une expérience professionnelle d’au moins six années de services effectifs dans des fonctions de la catégorie III au sein d’une agence de l’eau.

Les candidats au recrutement externe doivent justifier soit d’un titre ou diplôme de deuxième cycle de l’enseignement supérieur, soit d’un titre ou diplôme délivré par une école d’ingénieur ou de commerce habilitée à cet effet, soit de tout autre titre ou diplôme certifié au moins de niveau II de qualification, soit d’un titre ou diplôme équivalent

Parfaite connaissance des outils bureautiques

Permis B

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